Que el tiempo sea tu aliado

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Según el Diccionario de la lengua española editado y elaborado por la Real Academia
Española, la palabra aliar viene del lat. alligare “atar”

1. tr. Unir o coligar a una persona, colectividad o cosa con otra, para un mismo fin.
2. prln. Dicho de una persona o entidad: Unirse o coligarse con otra para un
mismo fin.

¿Cómo logramos que el tiempo sea nuestro aliado, un amigo que esté unido a nosotros para conseguir nuestros objetivos? Podemos convertirlo en nuestro aliado cuando nos
damos cuenta que el tiempo sólo tiene valor si hacemos algo con él y que no tenemos
una cantidad limitada de tiempo al día, lo que tenemos es una cantidad limitada de
energía que se puede usar. Significa que tenemos que decidir conscientemente a dónde irá esa energía, de allí la importancia de gestionar el tiempo para conseguir las cosas que queremos, las tareas, objetivos y proyectos  personales y profesionales que realmente nos importen, es decir nuestras prioridades.

A diario la mayoría de nosotros tenemos y queremos realizar una gran cantidad de cosas, ampliamos más y más nuestra “lista de pendientes” ya de por sí completa y esto no es nuevo, no es producto de la situación especial que actualmente vivimos. El problema es que no se puede hacer todo, porque no hay tiempo para todo. No falta
tiempo, sobran actividades.

Entonces, ¿Qué es el tiempo? ¿Cómo se mide, dónde se encuentra? 

El autor Norbert Elias, en su obra Sobre el tiempo, plantea que la noción del tiempo no
encuentra su respuesta inmediata con una asociación a un reloj, ya que dicho aparato, no es el tiempo ni su representación, sino un medio por el cual se mide aquello que es el tiempo. El ser humano emplea el reloj o el calendario como un medio de regulación de comportamientos, conductas, compromisos y actividades de cualquier índole. En palabras del autor “los relojes no son el tiempo. Se enfrenta uno aquí con un problema peculiar: la cuestión sobre la relación entre el reloj y el tiempo”.

No podemos ver ni sentir, ni escuchar, ni gustar, ni olfatear al tiempo, una hora es “invisible” ¿Cómo puede medirse algo que los sentidos no pueden percibir? El escritor
Michael Ende por medio de la historia de Momo, nos explica metafóricamente en qué reside la problematización y sentido que tiene el tiempo, ya que, “existe una cosa muy misteriosa, pero muy cotidiana. Todo el mundo participa de ella, todo el mundo la conoce, pero muy pocos se ponen a pensar en ella. Casi todos se limitan a tomarla como viene, sin hacer preguntas. Esta cosa es el tiempo. Hay calendarios y relojes para medirlo, pero eso significa poco, porque todos sabemos que, a veces, una hora puede parecernos una eternidad, y otra, en cambio, pasa en un instante; depende de lo que hagamos durante esa hora. Porque el tiempo es vida. Y la vida reside en el corazón”.

La gestión del tiempo 

No gestionar el tiempo nos separa de las cosas que de verdad queremos conseguir.
Recordemos que cada uno de nosotros dispone de 24 horas al día. Otra cosa es lo que
hacemos cada uno de nosotros con ese tiempo. La sensación de no tener tiempo aparece
cuando no estoy haciendo lo que realmente es importante para mí, es decir no estoy
gestionando bien mis prioridades.

Actualmente si trabajamos desde casa quizá lleguemos a sentirnos como que trabajamos
continuamente, es importante entonces aprender a fijar límites tanto para el trabajo
como para las obligaciones personales, además de aprender a cómo evitar el aislamiento profesional mientras se hace  distanciamiento físico ¿Cuál es el problema de esto? Que, como en tantas otras cosas, hay que elegir, el problema no es el tiempo, sino la escala de prioridades que cada uno tiene. El tiempo es un bien mucho más valioso de lo que somos conscientes, nos conviene plantearnos más seriamente en qué queremos emplearlo y en qué no.

Lo Urgente vs Lo Importante 

En el momento que tenemos muchas tareas para realizar y además se nos acumulan
comenzamos a agobiarnos y a crearnos estrés. Una forma de evitar entrar en este torbellino de emociones negativas y  frustración es diferenciando lo que es urgente de lo que es importante.

Cuando decimos que algo es urgente es porque tenemos que prestarle una atención inmediata, pues generalmente no nos queda mucho tiempo para hacerlo. Las tareas urgentes tienen una fecha límite y normalmente hemos esperado hasta el último momento para pensar en ellas. “Tengo que comprarle un regalo, hoy es su cumpleaños”, “tengo que estudiar, mañana es el examen”, “tengo que preparar la reunión, esta tarde los cité por Zoom”.

Con frecuencia las cosas que creemos urgentes nos impiden ver las que son realmente importantes. Cada quien considera importantes unas cosas diferentes, pero todos
coincidimos en que son ésas que tienen que ver con nuestros objetivos, con lo que nos hace sentir bien, con lo que aporta a nuestra misión en la vida. ¿Por qué entonces las
dejamos en el fondo del armario cubiertas por las miles de urgencias que nos creamos a diario?

Como una práctica personal, a continuación te invito a hacer una lista de las cosas que tienes programadas para la siguiente semana. Comprueba cuáles de ellas son urgentes y
cuáles son importantes, y clasifica estas tareas en:

• Importante y urgente
• Importante pero no urgente
• Urgente pero no importante
• Ni urgente ni importante

Cuida de priorizar de forma acertada, con arreglo a lo que tú realmente quieres hacer.
Una vez valoradas las tareas puedes colocarlas en la siguiente matriz denominada: “Matriz Eisenhower” para ver en qué lugar se sitúan. En esta matriz 2×2, el eje horizontal X es la urgencia y el eje vertical Y la importancia.

*Cuando algo es urgente e
importante: HAZLO AHORA

* Cuando algo es importante pero no urgente: DECIDE, AGÉNDALO, PLANIFICA

* Cuando algo es urgente pero poco importante: DELEGA

*Cuando algo no es importante ni urgente: ELIMINALO

Cuando algo es importante y es urgente hazlo ahora, pues significa que es importante
para la consecución de tus objetivos, ya sean personales o laborales y además corres un
riesgo si no lo realizas a tiempo. Cuidado con este cuadrante, no conviene saturarlo, ya que estarás todo el día agobiado haciendo tareas sin parar presionado por la urgencia. Las personas que llenan este cuadrante de tareas no tienen tiempo para ellas mismas y están viviendo al límite siempre.

En el cuadrante de importancia alta y urgencia baja, puedes decidir – planificar aquí están las tareas que sabes que tienes que hacer para alcanzar los objetivos, pero que no son de una alta urgencia sino que puedes agendarlas para los días sucesivos sin problema. El cuidado aquí radica en que si este cuadrante está lleno de tareas, corres el riesgo de no pasar a la acción y no realizar las tareas importantes.

Al clasificar algo de urgencia alta e importancia baja, delega. Hay personas que se
empeñan en hacerlo todo y no se dejan ayudar, en ocasiones porque piensan que todo es
cosa suya y no quieren molestar, o tal vez porque no confían en que otros lo puedan
hacer igual que ellos. Puede que te sea útil preguntarte qué funciones son responsabilidad tuya y cuáles te convendría delegar. ¿Hasta qué punto las cosas dependen de ti? ¿Qué pasaría si las hiciera otra persona? ¿Qué ganarías cediendo tareas a los demás? ¿Para qué quieres hacer tú todo eso? Contar con el apoyo de las personas que nos rodean no tiene nada de malo, siempre y cuando se sepa hasta qué punto se está delegando y hasta qué punto abusando. Según el principio de Pareto, el 20% de nuestro esfuerzo, produce el 80% de los resultados. Esto quiere decir que muchas de las cosas que hacemos no son realmente productivas, ni tienen un resultado positivo y provechoso para nosotros. Por eso, es clave centrarse en realizar aquello que produce el mayor resultado y saber delegar. 

A continuación quedan las cosas de importancia baja y urgencia baja, aquí se
elimina. Estas son las típicas de “algún día tengo que…”, que sabes que podrías hacerlas pero que realmente hay cosas más importantes y urgentes que merecen más tu trabajo. Estas tareas pueden convertirse en tareas de diferentes cuadrantes con el paso del tiempo así que vigílalas de vez en cuando.

Que puedo hacer para gestionar eficientemente el tiempo?

Reflexiona: Si el día tuviera… 26 horas ¿a qué dedicarías esas dos horas extra? Y si tuviera 22 horas ¿de qué prescindirías? Si bien cada caso es particular a continuación se exponen  algunas prácticas que han funcionado y que pueden ser adaptadas para cada quien:

Gestiona los pensamientos que tienes acerca del tiempo. Cambiar pensamientos y la
forma de hablar acerca de la gestión del tiempo “No tengo tiempo”, “No puedo parar un
momento”. Sí que tienes tiempo; tienes tiempo para lo que tú elijas.

Por la mañana antes de empezar a trabajar, invierte 5 ó 10 minutos para pensar 3 objetivos profesionales, 3 objetivos personales y 3 objetivos sociales para tu día. De esa manera cuidarás todas las áreas de tu vida.

Cuando trabajes desde casa crea una rutina. Piensa en rituales que te ayuden a definir el comienzo y el fin de tu día de trabajo. Por ejemplo, haz la cama, toma una ducha, cámbiate la ropa de dormir o vístete cada mañana como si fueras a ir a un sitio de trabajo- Cuando hayas terminado el trabajo del día, cámbiate de ropa, si te es posible sal a caminar o maneja a algún lugar (como sustituto de tu viaje diario normal) o haz

alguna actividad familiar. También puede ayudarte comenzar y terminar el trabajo a aproximadamente la misma hora cada día.

Ejercita tu voluntad. Cuídate comiendo bien y haciendo ejercicio. Resistir la tentación
de hacer lo contrario te ayudará cuando necesites la disciplina para fijar los límites entre tu trabajo y tu vida personal.

Identifica tus ladrones de tiempo para poder combatirlos. Por ejemplo, el desorden, la procastinación, las reuniones que se alargan, imprevistos, improvisación, televisión, internet, email, teléfono. 

Minimiza las interrupciones, las distracciones. Estar realmente presente es la clave para generar un tiempo de calidad. Si estás trabajando desde casa por la pandemia, y también tienes familia en casa, intenta establecer pautas para las interrupciones. Si tus hijos son pequeños, probablemente tendrás que hablar con ellos con frecuencia cuando estás
trabajando y no puedes jugar, y también tendrás que inventar actividades o distracciones
temporarias para ellos. Si hay más de una persona cuidándolos en casa, quizás puedas turnarte para cuidar de los niños. Tal vez también puedas recordarle a la familia y a los amigos cuáles son los horarios en el día en que puedes hablar y enviar mensajes de texto, y cuándo no puedes hacerlo.

Es importante tener presente que nunca llegaremos a eliminar por completo las
interrupciones, seguiremos recibiendo llamadas de teléfono, mensajes en el celular o alguien se nos acercará para hablar o pedir algo, pero es imprescindible romper esa
cadena. No hacer nada sólo agravará el problema. ¿Cómo hacerlo? El único modo es
tener un Plan para las interrupciones, entre otras cosas puede tratarse de dejar un espacio en cada una de nuestras jornadas para solucionar todos aquellas cosas
imprevistas que aparecen durante el día. Dejando este espacio de tiempo y
gestionándolo como otra rutina más, conseguiremos también tener un muelle dentro de nuestra jornada, para atender y derivar los pequeños imprevistos en ese momento concreto del día y conseguir que no interrumpan otras tareas a las que nos estamos dedicando en ese preciso instante.

Si tienes un supervisor / jefe, conversa con él o ella sobre sus expectativas para tu disponibilidad así como los obstáculos que quizás enfrentes en casa. Pregunta qué hora es aceptable para dejar de revisar tus emails de trabajo o responder a las solicitudes que se te hagan en el trabajo. Resulta útil acordar un horario alternativo con flexibilidad, que te permita pasar algo de tiempo cuidando a tus hijos durante el día, y que compenses esas horas en otro momento.

Piensa antes de hacer clic en «Enviar». Trabajar desde casa quizás signifique que debes
enviar un email, un mensaje o un texto cada vez que quieres hablar con un colega. Reduce la carga para tus colegas aclarando cuándo un pedido es urgente o importante. Si tu posición es de liderazgo, considera cómo puede afectar la capacidad de tus empleados de relajarse y disfrutar de su tiempo sin trabajar si les envías emails tarde por
la noche.

Determina tus “Islas de libertad”, aquellos espacios donde te permites crear sin que dé resultados necesariamente, generando nuevos productos/servicios.

Programa espacios para el descanso y evita, así, sobrecargarte. Trabajar todo el tiempo no es bueno para ti, ni para tu familia.

Aprende a decir que “NO” y a delegar eficazmente.

Por último como coach dejo algunas preguntas para acompañarte en la gestión del
tiempo:

¿Cuántas cosas intentas hacer en una sola jornada? Escribe una lista de los aspectos de tu trabajo que te llevan tiempo

¿Cómo determinas cuánto tiempo te llevará una actividad?
¿Cómo estableces prioridades?
¿A qué cosas dices “no”?
¿Qué sería ser realista respecto a tu tiempo?
¿Qué actividades de tu vida/trabajo son prioritarias?
¿Qué te gusta más hacer de todos los asuntos que son de tu competencia?
¿Sabes delegar?
¿Qué necesitas que ocurra para que determinadas actividades no acaben en la lista de
cosas urgentes o importantes?
¿Qué te gusta hacer en tu tiempo libre? ¿Qué es lo que más te gusta de hacer eso?

Lina Arboleda
Especialista en Gerencia Empresarial
Coach Profesional / Coach Ejecutivo y Organizacional